Organizacja produkcji w małej firmie

Prowadzisz małą firmę produkcyjną – powiedzmy zakład stolarski, drukarnię, wytwórnię przynęt wędkarskich czy małą linię montażową. Masz czasem dość widoku, gdy maszyny stoją bezczynnie, ludzie kręcą się po hali, a terminy gonią? Spokojnie – nie jesteś sam. Wiele niedużych firm zmaga się na co dzień z podobnymi bolączkami, nazywa się to „organizacja produkcji w małej firmie”. Dobra wiadomość jest taka, że większość z nich da się rozwiązać bez wydawania fortuny na nowe maszyny czy systemy. Poniżej omawiam cztery najczęstsze problemy operacyjne w takich firmach oraz jak można je usprawnić od ręki.

Przestoje między zleceniami – maszyny stoją, kasa ucieka

Chyba nic tak nie frustruje, jak widok wyłączonej maszyny i pracowników czekających na kolejne zadanie. Taki przestój między zleceniami to podwójna strata. Po pierwsze, nadal płacisz za czas pracy załogi – niezależnie od tego, czy coś produkują, czy tylko stoją. Każda godzina postoju to godzina pensji wydana, a firma nie wypuściła w tym czasie ani jednej sztuki produktu. Mówiąc brutalnie – pieniądze lecą, a towaru brak. Po drugie, tracisz potencjalny zysk, bo kiedy maszyny stoją, nic nie zarabiasz. Według analiz nieplanowane przestoje mogą odbierać średnio 5–10% rocznych przychodów firm produkcyjnych. Co gorsza, opóźnienia realizacji zamówień psują reputację – klient nie będzie szczęśliwy, jeśli ciągle przesuwasz terminy.

Dlaczego tak się dzieje? Często problem leży w braku ciągłości planu produkcji. Na przykład jedno zlecenie się skończyło, a następne nie jest jeszcze gotowe do startu – brakuje materiału albo dokumentacji, ludzie czekają. Bywa, że coś zostało źle rozplanowane: jedna hala skończyła swoją część i stoi, bo na drugiej dopiero przygotowują potrzebny element. Albo maszyna nudzi się w trakcie przezbrajania, bo zlecenia ułożono w złej kolejności i co chwilę trzeba przestawiać ją pod inny produkt. Jedna drobna nieścisłość w harmonogramie – i nagle pół załogi nie ma co robić, bo „czekamy, aż tamci skończą”. Brzmi znajomo? Niestety, błędy planistyczne i organizacyjne to przyczyna aż ok. 25% przestojów – dużo częściej niż „awarie maszyn”, na które lubimy zrzucać winę.

Co można zrobić lepiej? Oto kilka pomysłów, jak ograniczyć takie przestoje bez kupowania nowych maszyn:

Planować z wyprzedzeniem. Zamiast każdego dnia gasić pożary, spróbuj układać choć zarys planu produkcji z pewnym wyprzedzeniem – np. na koniec dnia poprzedniego zaplanuj następny dzień. Określ, co, na jakiej maszynie i w jakiej kolejności będzie robione, uwzględniając ile czasu zajmie każde zlecenie i kiedy będą potrzebne zmiany ustawień. Mając taki harmonogram, łatwiej unikniesz sytuacji, że jedna ekipa kończy pracę i czeka na następną.
Optymalna kolejność zleceń. Układaj plan tak, by możliwie grupować podobne produkcje w jednej serii. Dzięki temu nie będziesz tracić czasu na ciągłe przezbrajanie maszyn przy przeskakiwaniu z produktu A na zupełnie inny produkt B. Innymi słowy – mniej przełączenia, więcej ciągłej pracy.
Bufor i plan B. Życie bywa nieprzewidywalne – klient może w ostatniej chwili zmienić zdanie albo coś się opóźni. Zostaw sobie bufor czasowy na takie niespodzianki. Gdy wpada nagłe pilne zlecenie i musisz zmienić priorytety, przekaż tę informację natychmiast całej załodze – wywieś zaktualizowany plan dnia na tablicy, zadzwoń na halę, uprzedź brygadzistę. Ważne, żeby każdy od razu wiedział, co robić po zmianie planu. A jeśli już masz lukę produkcyjną nie do zapełnienia, wykorzystaj ją sensownie – np. zaplanuj w tym czasie prace porządkowe, konserwację maszyn, szybkie szkolenie pracowników albo przegląd zaległych spraw. Lepiej spożytkować przestój na coś pożytecznego, niż pozwolić ludziom stać bezczynnie.

Długie przezbrajanie maszyn – zmiana produktu trwa wieki

Małe firmy, zwłaszcza te robiące krótkie serie wyrobów, nieraz tracą masę czasu na przezbrajanie maszyn. Każda zmiana asortymentu – nowe ustawienia, przezbrojenie linii, wymiana oprzyrządowania – oznacza przestój. Jeśli nie macie wypracowanej metody szybkiego przezbrojenia, to pewnie “ile ekip, tyle sposobów”. Jeden doświadczony operator uwinie się w 15 minut, a inny będzie godzinę szukał kluczy i regulował maszynę po omacku. Brak standardowej procedury przezbrojenia sprawia, że każdy robi to po swojemu – i często trwa to o wiele za długopirkoconsulting.pl. W rezultacie maszyna stoi dłużej, niż powinna, a terminy uciekają.

To da się usprawnić bez kupowania nowej, “szybszej” maszyny. W dużych fabrykach stosuje się nawet specjalne techniki (np. SMED), dzięki którym skracano czasy przezbrojeń z godzin do minut. Legendarny Shigeo Shingo w fabryce Toyoty potrafił zredukować czas przezbrojenia prasy z 4 godzin do 3 minut dzięki analizie i usprawnieniu procesu. Ty nie musisz bić aż takich rekordów, ale prawdopodobnie też jesteś w stanie skrócić swoje przezbrojenia o połowę albo bardziej, poprawiając organizację pracy.

Co można zrobić lepiej? Kilka praktycznych wskazówek dla małego zakładu:

Standaryzuj i trenuj. Opracuj prostą checklistę lub instrukcję przezbrojenia dla każdej ważnej maszyny. Niech wszyscy operatorzy trzymają się tych samych kroków zamiast wymyślać je od zera za każdym razem. Przeprowadź szybkie szkolenie z “pit-stopu” – pokaż załodze, jak sprawnie przełączać maszynę na nowy produkt. Gdy ludzie wiedzą dokładnie, co po kolei zrobić, ryzyko pominięcia czegoś i przedłużenia przestoju maleje.
Przygotuj wszystko zawczasu. Duża część pracy przy przezbrojeniu wcale nie musi być wykonywana dopiero po zatrzymaniu maszyny. Przygotuj narzędzia, wymienne części, formy, materiały jeszcze zanim maszyna skończy bieżącą produkcję. Jeśli kolejna seria wymaga innych narzędzi, to upewnij się, że leżą pod ręką obok maszyny. Programy, ustawienia, rysunki – to wszystko można przygotować wcześniej. Dzięki temu, gdy tylko nastanie przerwa, wymiana idzie od razu. Każda minuta, którą uda się wykroić z czasu postoju maszyny, to minuta dodatkowej pracy produkcyjnej.
Ogranicz liczbę przezbrojeń. To brzmi banalnie, ale czasem da się zorganizować pracę tak, by nie zmieniać ustawień maszyn częściej niż to konieczne. Jak wspomniano wcześniej – grupuj podobne zlecenia lub produkty w ciągłe serie, jeśli to możliwe. Lepiej zrobić jedną większą partię A i potem przestawić się na B, niż skakać z A na B i z powrotem co dwa dni. Mniej przezbrajań to mniej straconego czasu ogółem.

Bałagan z materiałami – szukasz młotka, a deadline ucieka

W wielu małych firmach panuje twórczy… ale jednak bałagan. Magazynek ciasny, na półkach pomieszane materiały z różnych zleceń, na hali piętrzą się resztki poprzednich partii, a potrzebne narzędzia potrafią “zniknąć” na długie minuty. Jeśli każdy odkłada rzeczy gdzie popadnie, prędzej czy później tracicie czas na bezproduktywne szukanie drobiazgów. A to klucz 13 się zapodział, a to operator lata po hali w poszukiwaniu palety materiału do następnego zlecenia. Według zasad Lean Management taki nieporządek w miejscu pracy to prosta recepta na marnotrawstwo – wydłużony czas wykonywania zadań, zmęczenie pracowników i kiepskie gospodarowanie materiałem. Innymi słowy, bałagan = straty.

Bałagan z materiałami ma też poważniejszy wymiar: braki materiałowe. Małe firmy często działają z niewielkim stanem magazynowym “na styk”, więc łatwo przeoczyć, że czegoś zaczyna brakować. Klasyka – zamówienie prawie gotowe, została ostatnia partia do wyprodukowania, ale brakuje jednego arkusza blachy albo kilku komponentów, bez których ani rusz. Maszyna stoi, ekipa czeka, bo materiał “ma dojechać jutro”. Wystarczy, że nikt nie zauważył kończącego się zapasu, albo dostawca w ostatniej chwili opóźnił wysyłkę – i już produkcja stoi, a termin realizacji ucieka. Znajome sceny? Niestety, przy zarządzaniu „na pamięć i żółte karteczki” takie sytuacje są nieuniknione. Jak trafnie ujął to jeden z praktyków na forum branżowym, „przy pewnej wielkości produkcji nie da się już tym zarządzać z głowy – zaczyna się marnowanie czasu na: ‘a gdzie to jest?’, ‘szefie, zabrakło nakrętek’, oraz ‘dlaczego to jeszcze nie jest zrobione/kupione?’”.

Co można zrobić lepiej? Czysty i zorganizowany magazyn oraz hala to coś, co możesz wprowadzić od razu, niskim kosztem:

Miejsce na wszystko i wszystko na miejscu. Ta stara zasada naprawdę działa. Wyznacz stałe miejsca na odkładanie materiałów, narzędzi, oprzyrządowania – oznacz półki, ponaklejaj etykiety, zrób cienie narzędzi na tablicy. Posprzątaj zbędne graty zalegające na stanowiskach. Każdy przedmiot powinien mieć swoje miejsce, do którego zawsze wraca. Wtedy nikt nie będzie tracił 15 minut na szukanie klucza czy dyszy, a produkcja nie zatrzyma się z tak błahego powodu. Porządek na hali to nie pedanteria – to więcej czasu na realną pracę.
Proste zarządzanie magazynem. Nie musisz od razu wdrażać drogiego ERP, ale ustal minimalne stany magazynowe kluczowych surowców. Określ, jaka ilość materiału musi zawsze być pod ręką, i gdy tylko zapas spada poniżej tego poziomu – od razu złóż zamówienie u dostawcy. Dobrym pomysłem jest regularny przegląd magazynu, choćby raz w tygodniu: ktoś z ekipy niech sprawdzi i zamelduje, czego brakuje. Możesz też prowadzić prosty arkusz (choćby w Excelu lub zeszycie), gdzie odhaczacie zużycie materiałów i przyjęcia dostaw – żeby nic nie znikało “po cichu”. Dzięki temu unikniesz paraliżu produkcji z powodu pustej półki.
Jedna sprawa naraz. Bałagan często wynika z tego, że zaczynacie następne zadanie, zanim skończyliście poprzednie – i wszędzie leżą rozgrzebane półprodukty. Postaraj się domykać zlecenia lub etapy pracy do końca, zanim ruszycie z kolejnym, o ile to możliwe. Gdy jednak równoległe prace są nieuniknione, zadbaj chociaż, by materiały różnych zleceń były wyraźnie rozdzielone i opisane, np. innymi kolorami pojemników lub wydzielonymi strefami odkładczymi. Dzięki temu jednego wielkiego stosu części rozróżnicie co jest do czego – i nic ważnego się nie zawieruszy.

Brak planu dnia – chaos i gaszenie pożarów

W małej firmie produkcyjnej często brakuje formalnego planu dnia. Rano załoga przychodzi i… “co dzisiaj robimy, szefie?”. Wszystko ustala się na bieżąco, a jak wpada nowe pilne zlecenie albo klient zadzwoni z pretensjami, to cały plan (jeśli w ogóle był) leci do kosza. Ciągłe zmiany priorytetów to zmora małych zakładów – ważny klient chce coś “na wczoraj”, więc rzucasz wszystko, przekładasz harmonogram, ludzie przerywają zaczętą robotę i biegną do nowego zadania. Chaos gwarantowany – jedna maszyna rozgrzebana, druga czeka, bo poprzednie zlecenie przerwane w połowie. Więcej czasu schodzi na przeorganizowanie pracy niż na samo produkowanie.

Brak przejrzystego planu dnia odbija się też na ludziach. Gdy nie wiedzą, co jest priorytetem, pracownicy albo dopytują o wszystko, albo zajmują się tym, co akurat uważają za stosowne (co nie zawsze pokrywa się z potrzebami firmy). Często wszystkie decyzje skupione są na właścicielu – załoga boi się ruszyć bez Twojego “okej”. Słyszysz pytania w stylu: “Szefie, to co teraz? Robimy X czy czekamy?”– i tak czas ucieka na stanie i czekanie. Jeśli szef wyjedzie albo utknie na spotkaniu, produkcja zamiera, bo nikt nie czuje się uprawniony podjąć decyzję samodzielnie. Formalnie wszystko jest ok, żadna maszyna się nie zepsuła – a jednak robota stoi.

Co można zrobić lepiej? Nawet w niewielkim zakładzie warto wprowadzić elementy planowania i komunikacji znane z większych firm – oczywiście w bardziej swobodnej, “mini” wersji dostosowanej do Twojej skali:

Poranna odprawa. Zacznij dzień od 10-minutowego spotkania z zespołem na hali. Omów krótko plan na dziś: które zlecenia są najważniejsze, co musi być zrobione najpilniej, na co ewentualnie uważać (np. opóźniona dostawa materiału do jakiegoś zlecenia). Taka mini-narada ustawia wszystkim jasno priorytety – każdy wie, czym ma się zająć w pierwszej kolejności i co jest do zrobienia.
Plan dnia na piśmie. Dobrym nawykiem jest spisywanie planu produkcji na nadchodzący dzień lub tydzień – choćby na zwykłej tablicy suchościeralnej powieszonej w warsztacie. Wypunktuj, co i gdzie ma być robione danego dnia. Jeśli plan się zmieni w trakcie dnia, zaktualizuj go na tablicy i poinformuj brygadzistę od razu. Dzięki temu nikt nie będzie się błąkał, zastanawiając “co teraz mamy robić”, nawet gdy zajdą niespodzianki.
Deleguj decyzje. Ustal z góry proste zasady, co załoga może robić bez pytania szefa. Np. “Jeśli brakuje materiału do zlecenia A, to przenosimy ludzi na zlecenie B” – zamiast stać i nic nie robić. Albo: “Jeśli maszyna X się zepsuje, brygadzista ma zadzwonić po serwis i przełożyć ludzi na inne stanowiska”. Daj pracownikom choć trochę decyzyjności w ramach ustalonych reguł – wtedy firma nie utknie w miejscu za każdym razem, gdy Ciebie akurat nie będzie pod ręką. Ludzie nabiorą pewności siebie, a Ty odetchniesz, bo nie będą wydzwaniać z każdą drobnostką.
Prosta komunikacja na co dzień. Zaprowadź u siebie jasny obieg informacji – kto kogo informuje o opóźnieniu, problemie, zmianie planu. Może warto założyć firmowego WhatsAppa lub inną grupę, gdzie błyskawicznie przekazujesz załodze ważne komunikaty (np. “Dostawa blach opóźniona – dziś zamiast tego robimy inne zlecenie”). Dzięki temu nikt nie ma wymówki, że “nie wiedział”, co ma robić. Im mniej znaków zapytania w głowach pracowników, tym płynniej pójdzie praca każdego dnia.

Podsumowanie organizacja produkcji w małej firmie

Mała firma produkcyjna wcale nie musi działać “na spontanie”. Powyżej opisane obszary – od planowania, przez organizację miejsca pracy, po komunikację – to rzeczy, które da się usprawnić od ręki bez nowych inwestycji w park maszynowy czy drogi software. Wymagają raczej zmiany podejścia i odrobiny konsekwencji. Efekty mogą być odczuwalne bardzo szybko: mniej przestojów, mniej nerwówki i lepsze wykorzystanie tego, co już masz. A jeśli chcesz wiedzieć dokładnie jak to zrobić u siebie – odezwij się. Chętnie podpowiem, jak przełożyć te pomysły na realia Twojej firmy.