Mniejsze firmy są bardziej wydajne – zalety małych przedsiębiorstw

Wiele osób powtarza, że mniejsze firmy są bardziej wydajne, bo mają prostszą strukturę i krótsze ścieżki decyzyjne. Rzeczywiście, małe zespoły łatwo wprowadzają zmiany i szybciej komunikują się na co dzień. Dzięki temu mogą stosować narzędzia Lean i Kaizen bez dużych nakładów – eliminują zbędne działania i nieustannie poprawiają procesy. W praktyce oznacza to, że choć małe firmy dysponują ograniczonymi zasobami, to nadrabiają to elastycznością. Przykładowo w warsztacie rzemieślniczym właściciel i pracownicy wspólnie wdrażają 5S, uporządkują stanowiska pracy i natychmiast widzą efekty – to pozwala zwiększyć wydajność bez wielkich inwestycji

Dlaczego mniejsze firmy są bardziej wydajne?

W małych firmach decyzyjność jest duża, a komunikacja prosta. Krótsza droga od pomysłu do realizacji to ogromna zaleta: cały zespół zbiera się na bieżąco przy jednej maszynie czy stole konferencyjnym i natychmiast wprowadza zmiany. Jak zwracają uwagę eksperci, wdrażając Lean w małych przedsiębiorstwach można zyskać przełomową poprawę produktywności dzięki udokumentowaniu kluczowej wiedzy i ujednoliceniu procesów. Mniejsze firmy mogą więc szybko eliminować marnotrawstwo (np. nadmiar zapasów czy zbędne ruchy pracowników).

Ponadto mniejsze zespoły często mają większe poczucie przynależności: każdy pracownik czuje, że jego uwagi się liczą. Kultura ciągłego doskonalenia (Kaizen) promuje zgłaszanie pomysłów na usprawnienia i szybkie wykrywanie błędów. W praktyce każdy błąd w procesie jest szybko zauważany, a menedżer (właściciel) może od razu pochwalić pracownika za poprawę. To motywuje do kolejnych ulepszeń i podnosi ogólną efektywność. Według specjalistów Lean, małe zespoły i prostsze struktury organizacyjne sprawiają, że wdrożenie Lean jest łatwiejsze krok po kroku – i to często przekłada się na większą sprawność firmy.

Nie bez znaczenia jest też szybkość działania. Jak zauważa Olivier Wyman – w mniejszym zespole komunikacja jest łatwiejsza, a decyzje zapadają szybciej. Jeff Bezos wprowadził nawet zasadę „reguły dwóch pizz”: zespół zbyt duży, by nakarmić go dwoma pizzami, jest za duży. Przykłady z wielkich firm potwierdzają tę teorię: WhatsApp stworzono w 32 osoby, a słynnego Volkswagena Golfa GTI zaprojektowało 8 ludzi. Mniejsze, ale zgrane drużyny osiągają szybciej cele – dlatego efekt usprawnień w małych firmach często jest bardzo widoczny już po krótkim czasie.

Wąskie gardło: przygotowanie menedżerów

Oczywiście mniejsze firmy mają też wyzwania. Najczęściej pojawia się problem menedżerski – właściciel czy kierownik często nie ma formalnego przeszkolenia menedżerskiego i musi nadzorować wszystko „na żywioł”. Brakuje mu czasu na strategiczne planowanie czy rozwój pracowników. Konsekwencją jest to, że nawet jeśli mniejsze firmy są bardziej wydajne dzięki swojemu rozmiarowi, to mogą tracić na braku systematycznego zarządzania. Nierzadko rolę szefa pełni doświadczony majster, który nie zna wszystkich zasad zarządzania zespołem. W efekcie firmie „brakuje ręki przy kolei” – procesy mogą stać się chaotyczne. Dlatego duże znaczenie ma szkolenie menedżerów w małych przedsiębiorstwach: nawet niewielki budżet na rozwój kompetencji kierowniczych może znacząco poprawić efektywność zespołu.

Co mówią badania o wydajności małych firm

Czy dostępne dane potwierdzają przewagę małych firm? Wbrew pozorom – nie zawsze. Analitycy zwracają uwagę, że w Polsce im mniejsze przedsiębiorstwo, tym mniejsza produktywność. Statystyki pokazują, że polskie mikrofirmy (zatrudniające do 9 osób) działają zaledwie na ok. 70% produktywności firm średnich, podczas gdy w innych krajach OECD różnica nie przekracza 45%. Oznacza to, że często pracownicy pracują równie ciężko, ale wytwarzają mniej wartości dodanej. Mniejsze zasoby kapitału, brak automatyzacji czy bariera finansowania inwestycji – to czynniki, które ograniczają wydajność najmniejszych firm.

Jednak nie jest to wyrok dla małych przedsiębiorstw – wyniki te pokazują raczej wyzwanie do pokonania niż niezmienny trend. W praktyce mniejsze firmy są bardziej wydajne przede wszystkim wtedy, gdy świadomie wdrażają procesy optymalizacji i rozwijają kompetencje menedżerskie. Przy braku usprawnień mogą faktycznie osiągać niższą efektywność niż większe koncerny. Jeśli jednak inwestują w eliminację marnotrawstwa i kulturę ciągłego doskonalenia, ich duża adaptacyjność może być ogromną przewagą konkurencyjną.

Podsumowanie i refleksja

Podsumowując – istnieje sporo powodów, by uważać, że mniejsze firmy są bardziej wydajne pod względem zwinności i możliwości ciągłego doskonalenia procesów. Łatwość komunikacji, szybkie podejmowanie decyzji oraz zaangażowanie pracowników sprawiają, że małe firmy mogą sprawnie realizować produkcję i szybko reagować na problemy. Z drugiej strony dane wskazują na utrudnienia – przede wszystkim niedostatki kapitałowe i brak formalnego zarządzania, które zmniejszają produktywność.

Moja refleksja jest więc taka: małe firmy rzeczywiście mają wrodzone cechy Lean i potencjał do wysokiej wydajności, ale potrzebują odpowiedniego wsparcia i systematycznego podejścia. Gdy poprawią szkolenia menedżerskie oraz procesy organizacyjne, mniejsze firmy są bardziej wydajne – staną się wtedy modelowymi przykładami „produkcji bezproblemowej”. Aby jednak ta wizja się spełniła, warto łączyć siłę małej skali z inwestycjami w wiedzę i narzędzia.